Productbeschrijving ARPOS
Powered by PROGRESS
1. Het is voor elk bedrijf van groot belang dat informatiestromen binnen de organisatie overzichtelijk en hanteerbaar blijven. Dit geldt vooral voor de informatie die betrekking heeft op ‘de klant’. QUARAS software bv heeft hiervoor het relatiebeheersysteem ARPOS ontworpen waarin deze kostbare gegevens overzichtelijk gerangschikt en bewaard worden. Door de uitgekiende functionaliteit, de gebruikersvriendelijke interface en de naadloze integratie met Officeware, bent u in staat alle opgeslagen informatie optimaal te benutten. ARPOS wordt door QUARAS software bv gepositioneerd als totaaloplossing voor relatiebeheer.
2. ARPOS bestaat uit de volgende hoofdmodules waarvan de mogelijkheden in de vervolgparagrafen worden uitgelicht:
· Relaties
· Projecten
· Kenmerken
· Activiteiten
· Objecten
3. Van relaties zijn uiteraard alle standaard gegevens vast te leggen. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om bij elke relatie een onbeperkt aantal extra adressen/contactpersonen toe te voegen. Verder zijn er automatisch koppelingen gelegd via de velden telefoonnummer, internetsite en e-mail adres. Dit betekent dat u niet langer de telefoon hoeft te pakken om een nummer te draaien, of internet of e-mail moet openen om een verbinding met de internetsite of het e-mail adres van uw klant tot stand te brengen. Een druk op de knop in het relatievenster is voldoende.
4. ARPOS kent niet alleen koppelingen met Officeware, maar ook met Exact. Inzake debiteur- en crediteurgegevens kunt u alle informatie uitwisselen. Ook saldo informatie kan in ARPOS worden opgevraagd zodat gebruikers, zoals accountmanagers, kunnen beschikken over financiële gegevens van een klant.
· registratie NAW gegevens;
· onbeperkt aantal adressen/contactpersonen;
· zelf te definiëren relatiegroepen (bijv. klanten, leveranciers, personeel of verder uitgesplitst);
· alle bij een relatie horende activiteiten en objecten (documenten) worden overzichtelijk getoond en zijn direct oproepbaar;
· koppeling met Exact software voor debiteur- en/of crediteurgegevensuitwisseling (ook voor saldi info);
· telefoonnummers bellen vanuit het scherm (via TAPI protocol);
· emailen met druk op de knop (via MAPI protocol);
· directe toegang tot internetsites.
5. In deze module kunt u alle informatie bijeenbrengen die betrekking heeft op een bepaald project. Bij een project kunnen onder meer activiteiten, relaties en objecten worden vastgelegd. Zo is het mogelijk om aan een project relaties te koppelen alsmede een onbeperkt aantal activiteiten en objecten. Van de relaties is hun rol in het project ook te onderscheiden. Hierbij valt te denken aan opdrachtgever, projectleider, onderaannemer, medewerker, etc. In de activiteiten kunt u bijvoorbeeld het tijdschema van resources vastleggen en de voortgang van een project nauwkeurig bewaken. Ook de voor- en nacalculatie functies kunnen hierbij worden ingezet. Door objecten aan projecten te koppelen, vormt u een dossier waarin alle documentatie, over het project, terug te vinden is. Voor elk van deze onderdelen geldt dat hun individuele status wordt weergegeven naast de status van het complete project, zoals: definitiefase, ontwerpfase, productiefase, etc.
· zelf te definiëren projectgroepen (bijv. consultancy-, installatie-, reorganisatieprojecten);
· alle bij een project horende activiteiten en objecten worden overzichtelijk getoond en zijn direct oproepbaar;
· alle projectmedewerkers beschikken over actuele gegevens die centraal zijn opgeslagen.
6. Om uw relaties en projecten nauwkeurig te kunnen typeren en indelen kunt u gebruik maken van kenmerken. Allereerst bepaalt u welk type kenmerken u wilt gaan gebruiken. Vervolgens koppelt u deze kenmerken aan uw relaties en projecten. Aan de hand van deze gekoppelde kenmerken en de overige relatiegegevens bent u in staat om selecties toe te passen en doelgroepen te vormen om bijvoorbeeld een mailing te sturen. De inhoud van de mailing kunt u trouwens ook in ARPOS tot stand brengen. Dit kan bijvoorbeeld een MS-Word document zijn. Als de mailing klaar is en u de mailing wilt gaan genereren, zal ARPOS de door u gekozen relatiegegevens automatisch in het document plaatsen. Mocht het om een faxmailing gaan, dan kan ARPOS met behulp van faxsoftware deze mailing ook elektronisch naar alle geselecteerde relaties faxen. U hoeft hiervoor uw bureau zelfs niet meer te verlaten! Ook mailings via e-mail zijn mogelijk. Alle mailing gegevens worden vervolgens per relatie bewaard, waardoor u dus altijd precies kunt zien wie welke mailing wanneer ontvangen heeft.
· zelf te definiëren kenmerktypen (bedrijfsomvang, wel/niet mailen, productinteresses, hobby’s personeel);
· onbeperkt kenmerken kunnen koppelen aan relaties, adressen/contactpersonen en projecten;
· nauwkeurige klantprofielen en projecttyperingen kunnen samenstellen;
· recursief toepasbaar (via bestaande kenmerken en doelgroepen zijn nieuwe kenmerken aan te maken).
7. Met actie of activiteit wordt bedoeld de registratie van iets wat nog gedaan moet worden dan wel reeds is uitgevoerd. Een activiteit bestaat uit een koppeling van een aantal gegevens: het type activiteit dat ondernomen moet worden, de uitvoerende persoon, de datum, de begin- en eindtijd, het project, een mogelijk gekoppeld object, de relatie die het betreft en het tarief. De mogelijkheden zijn legio; of u nu nota’s uit wilt draaien die door een klant voor akkoord ondertekend moeten worden, of dat u in de todo-lijst (agenda) van uw collega’s wilt kijken: alles is mogelijk. Om na te gaan of u die groepsvergadering kunt plannen op vrijdagmiddag is er een planbord geïntegreerd. Hierin kunnen activiteiten per uitvoerder, project of klant worden gegroepeerd, en overzichtelijk naast elkaar worden gepresenteerd.
8. Op deze activiteitenmodule is ook de interne berichten server gebaseerd. Zo kunt u een activiteit aanmerken als bericht voor een collega; dit bericht springt dan meteen naar voren in het berichtenvenster van de ontvanger. Deze interne mail kan ook weer gekoppeld worden aan een externe mail server. U hoeft dus niets dubbel in te voeren en bijlagen meesturen gaat ook volledig automatisch.
· zelf te definiëren activiteittypen (bellen, mailen, vergaderen, consult);
· mogelijkheid tot koppeling aan tarieventabel;
· mogelijkheid tot koppeling aan een project en/of object;
· geïntegreerd met todo-lijsten, agenda's en planborden;
· automatische vervolg- en/of terugmeldactiviteiten;
· interne berichten systeem.
9. Via de objectenmodule kunt u externe data, in welk formaat dan ook, koppelen aan relaties en/of projecten. Door de gebruiker wordt in ARPOS een koppeling ongedefinieerd, en via deze koppeling wordt bepaald hoe die data wordt aangesproken.
10. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om eenvoudige MS-Word/WordPerfect documenten zoals een fax, brief, mailing, rapport of orderformulier die vervolgens automatisch met de relevante relatiegegevens gevuld worden. Maar ook het koppelen van geluidsfragmenten of video beelden is mogelijk. Allemaal op te roepen en te manipuleren via ARPOS. Zo ziet u dus altijd wat waarbij hoort. Nooit meer zoeken in directory's van Pc’s of servers! En naar de status van de externe data hoeft u ook niet meer te gissen, want deze registreert u gewoon in ARPOS.
11. Om de aanmaak van objecten te vereenvoudigen is een directory scanner functie ontwikkeld. Deze functie kijkt in directory's die in ARPOS zijn aangegeven, op zoek naar bestanden die verwerkt dienen te worden. Aangetroffen bestanden worden geregistreerd in ARPOS en gearchiveerd op de in ARPOS vastgelegde plaats. Aan dit proces kunnen automatische berichten worden gekoppeld zodat bijvoorbeeld de accountmanager van een relatie op de hoogte is van de nieuw aangemaakte objecten.
· zelf te definiëren objecttypen (standaard documenten);
· alle type bestanden zijn vast te leggen (niet alleen MS-Word documenten maar ook bijv. multimedia bestanden);
· integratie met scanners (gescande documenten worden automatisch verwerkt en gearchiveerd);
· integratie met fax software (zowel voor verzenden als ontvangen en archiveren is geen afdruk op papier nodig).
· integratie met mail servers (automatisch koppelen van objecten als bijlage)
12. Naast de nu genoemde hoofdmodules, wordt ARPOS aangevuld met een groot aantal ondersteunende functies die het gebruiksgemak en de flexibiliteit sterk vergroten. Deze functies zijn:
13. Stel, u weet dat u ooit ergens in een notitieveld iets heeft neergezet met de steekwoorden <ARPOS offerte spoed> erin. U weet echter niet meer of u dat nu genoteerd had bij een van die vele activiteiten, objecten, relaties of projecten, alleen deze drie steekwoorden zijn u nog bekend. Wat nu? Dit probleem is eenvoudig op te lossen door de zoekfunctie te gebruiken. Deze zoekt namelijk in alle tabellen van ARPOS naar uw vraag en presenteert een resultatenlijst met de plek/tabel waar dit gevonden is. Zoektijd slechts enkele seconden!
14. Naast deze algemene zoekfunctie is elk scherm uitgerust met uitgebreide zoekmogelijkheden. Ook bij het invoeren van gegevens kunt u gebruik maken van zogenaamde hulplijsten.
15. De volledige handleiding is vanuit elk scherm oproepbaar. Hierin vindt u naast een volledige beschrijving van het scherm dingen als: Hoe kan ik? en Wat hiervoor en hierna? e.d.
16. Het programma is volledig multi-user ondersteund. Per gebruikersprofiel kunnen rechten toegekend worden. Gebruikers kunnen zichzelf niet ongeautoriseerd meer rechten geven. Alleen de supervisor kan de gebruikersrechten aanpassen. De database is zodanig beveiligd dat ook met andere tools of programma’s alleen toegang kan worden verkregen via een geldige login procedure. Dus alleen onder een door de supervisor aangemaakte gebruiker met wachtwoord.
· zelf te definiëren gebruikersprofielen;
· volledige 100% betrouwbare afscherming/toegang (alleen geldige aanmeldingen met gebruikersnaam en wachtwoord worden doorgelaten, ook wanneer met andere tools/applicaties de database wordt benaderd);
· onderscheid aan te brengen op rechten (lezen, schrijven, verwijderen, en aanmaken);
· onderscheid aan te brengen op bestandsgroep- en recordniveau.
17. Wanneer een gebruiker zich bij ARPOS aanmeldt, wordt zijn status automatisch op aanwezig gezet. Van alle gebruikers in het systeem is een statuslijst opvraagbaar. Dit kan handig zijn als uw bedrijf zich op meerdere plaatsen en/of etages/panden bevindt. U kunt dan in één oogopslag zien wie aanwezig, afwezig of in bespreking is. Ook gegevens als telefoonnummers en locatie kunnen hier worden vermeld.
18. Aanvullend op de meegeleverde standaard rapportages, kunt u zelf onbeperkt overzichten bouwen. Er wordt namelijk optioneel een rapport generator meegeleverd. Vanuit elk scherm kunnen rapporten worden opgeroepen, en van elke denkbare combinatie van gegevens in ARPOS kunt u met deze Windowstool gemakkelijk een overzicht maken. Eenmaal gemaakte overzichten bewaart u in library's, die voor alle gebruikers dan weer toegankelijk zijn om te genereren.
· zelf te definiëren rapportages (door geautoriseerde gebruiker of applicatiebeheerder);
· vanuit elk scherm oproepbaar;
· eindgebruikers hoeven alleen een rapportnaam te kiezen, kennis over de bouw van een rapport is voor hen niet noodzakelijk.
19.
|
ARPOS licentie |
Euro |
|
Basislicentie inclusief aanmaak fax-, memo- en briefsjabloon |
2.700,00 |
|
|
|
|
Multi-user licentie toeslag per staffel van 5 gelijktijdige gebruikers |
810,00 |
20. De prijs van het supportcontract bedraagt 18% van de licentiewaarde voor de periode van een jaar.
21. ARPOS is ontwikkeld met behulp van Progress en maakt gebruik van het relationele database management systeem van Progress.
22. Progress Software levert relationele database management systemen en software tools en is actief in ruim 100 landen. Onder Progress producten bevinden zich applicatie servers, databases, ontwikkeltools, en applicatie management producten voor internet/WEB, extranet en intranet toepassingen.
· Progress bestaat sinds 1984 en heeft altijd bij het uitbrengen van nieuwe producten en/of versies de zogenaamde 'backwards compatibility' regel toegepast. Dit betekende dat de met Progress ontwikkelde applicaties altijd naar een nieuwere Progress versie omgezet konden worden zonder herschrijven van code. Dit geldt nu ook nog steeds en het is daarmee een garantie voor continuïteit voor de met Progress ontwikkelde software.
· Progress ondersteunt alle gangbare platformen. (Windows 95/98/NT, Unix, AS/400, DB2, Novell e.v.a.).
· Progress is schaalbaar van één tot 10.000 gelijktijdige gebruikers met een op dit moment maximale database omvang van 16 petabyte. (= 16 miljoen gigabyte).
· Progress is 'fouttolerant'. Uitval van apparatuur vormt geen gevaar voor data-integriteit.
· Progress voorziet o.a. door uitgebreide beheerstools, zoals on-line back-ups, in een hoge graad van beschikbaarheid (24 x 7).
· Progress is een open database omgeving. Via ODBC/JDBC of diverse 'native' koppelingen o.a. voor Oracle, zijn gegevens uitwisselbaar.
· Progress werkt volgens een geavanceerd cliënt/server principe. Dit zorgt voor een minimale belasting van het netwerk verkeer en uitstekende prestaties ongeacht de database omvang. Ook bij lage snelheid verbindingen, bijvoorbeeld via modem 56K of ISDN-64, kan uitstekend on-line gewerkt worden zonder noodzaak van extra software zoals PCanywhere, Citrix Win/MetaFrame of TerminalServer.
23.
|
Progress licentie |
Euro |
|
versie voor één gebruiker |
299,00 |
|
|
|
|
versie voor 5 gebruikers |
2.665,00 |
|
|
|
|
versie voor 10 gebruikers |
4.447,00 |
|
|
|
|
versie voor 30 gebruikers |
11.980,00 |
|
|
|
|
report-builder (om zelf rapportages te bouwen) |
698,00 |
24. De prijs van het supportcontract bedraagt 18% van de licentiewaarde voor de periode van een jaar.
25. QUARAS verzorgt voor u de installatie van ARPOS en Progress op de server, op werkstations en op laptops en/of stand-alone/thuiswerk Pc’s.
|
Kosten installatie |
Euro |
|
Per server |
355,00 |
|
Per werkstation |
45,00 |
|
Per laptop of stand-alone/thuiswerk pc |
177,50 |
26. Daar ARPOS op vele verschillende manieren kan worden ingericht en ingezet, verdient het sterk de aanbeveling een implementatieplan op te stellen. Aan de hand van dit plan zullen stapsgewijs de door u gewenste onderdelen samen met u worden ingericht en geactiveerd, geheel volgens de vastgelegde specifieke wensen en eisen.
|
Kosten implementatieplan |
Euro |
|
Opstellen implementatieplan |
460,00 |
27. Import van huidige relatiebestanden. Afhankelijk van de toegankelijkheid van de huidige bestanden kan een procedure geschreven worden. Deze import is niet beperkt tot alleen de klantgegevens maar kan ook gerelateerde gegevens bevatten. De werkzaamheden worden vooraf eerst geïnventariseerd en begroot. Na goedkeuring wordt de procedure geprogrammeerd.
|
Kosten import huidige relatiebestanden |
Euro |
|
Inventarisatie en opstellen begroting |
177,50 |
28. QUARAS kan naast de reeds bij de licentieprijs van ARPOS inbegrepen fax-, memo en brief sjablonen, extra sjablonen aanmaken als documenttype met de door u opgegeven specificaties van de opmaak. Hierna zijn deze voor elke ARPOS gebruiker beschikbaar.
|
Kosten aanmaken sjabloon |
Euro |
|
Per sjabloon |
177,50 |
29. Om (toekomstige) gebruikers van ARPOS optimaal te kunnen laten werken met ARPOS, zijn de onderstaande trainingstrajecten samengesteld. Deze trainingen zijn ingedeeld aansluitend op de verschillende niveaus van gebruik.
30. Cursus ARPOS basis (drie dagdelen van vier uur). Hierin worden alle dagelijkse/basisfuncties van ARPOS behandeld. Onderwerpen als schermindeling, menu’s en welke knoppen dienen waarvoor worden behandeld.
31. Cursus ARPOS inrichting (twee dagdelen van vier uur). In deze cursus wordt behandeld hoe ARPOS ingericht kan worden en op welke verschillende manieren het pakket kan worden gebruikt.
32. Het verdient aanbeveling eerst de training ARPOS basis te volgen.
33. Cursus ARPOS gevorderden (vier dagdelen van vier uur). In deze cursus komen rapportages en koppelingen met andere applicaties aan de orde. U leert ARPOS te gebruiken in combinatie met bijv. Office applicaties en u leert hoe u extra rapportages kan aanmaken. Tevens wordt ingegaan op de database structuur van ARPOS.
34. Het verdient aanbeveling eerst de trainingen ARPOS basis en inrichting te volgen.
35. Cursus ARPOS applicatiebeheer (twee dagdelen van vier uur) In de cursus applicatiebeheer worden onderwerpen behandeld als: toegangsbeheer, gebruikersrechten, de installatieprocedure, directory structuur en de toegang daartoe en de back-up procedure. Het verdient aanbeveling eerst de basistraining te volgen. Kennis van het besturingssysteem waarop de applicatie draait is essentieel. Het is onze ervaring dat na deze cursus het systeembeheer geheel zelfstandig kan worden gedaan.
36. Het verdient aanbeveling eerst de training ARPOS basis te volgen.
37.
|
Kosten trainingen |
Euro |
|
prijs per dagdeel voor een groep van maximaal zes personen, inclusief cursusmateriaal |
620,00 |
38. Ondanks de uitgebreide functionaliteit die reeds beschikbaar is in de standaard software, kan het voorkomen dat u een specifieke functionaliteit wenst die nog niet geïmplementeerd is. Hiervoor kan dan een maatwerk module worden ontwikkeld. De kosten en tijdsduur kunnen na een inventarisatie van wensen en eisen nauwkeurig worden begroot. Na goedkeuring zal volgens een standaard projectplan uw maatwerk worden geïmplementeerd in ARPOS.